Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als "Daten" bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z.B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als "Onlineangebot").

Stand: 18.09.2026

2. Verantwortlicher

KMS-RZ
Rene Kant
Haidkoppel 22
23883 Brunsmark

E-Mail: kontakt@kms-rz.de
Telefon: 04542 9909998

Impressum

3. Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen).
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern).
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Onlineformularen).
• Termin- und Besuchsdaten (z.B. gebuchtes Abgabefenster für die Geräteannahme).
• Standortdaten nur dann, wenn Sie die optionale Standortprüfung auf der Startseite selbst auslösen und im Browser freigeben.
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).

4. Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Kundenservice.
• Planung und Durchführung der persönlichen Geräteannahme und -abholung.
• Optionale Empfehlung von persönlicher Abgabe oder Versand anhand einer von Ihnen ausdrücklich ausgelösten Standortprüfung.
• Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation.
• Sicherheitsmaßnahmen.
• Reichweitenmessung/Marketing.

5. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes:

• Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung.

SSL-Verschlüsselung (https): Um Ihre via unser Online-Angebot übermittelten Daten zu schützen, nutzen wir eine SSL-Verschlüsselung. Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Präfix https:// in der Adresszeile Ihres Browsers.

7. Cookies & Reichweitenmessung

Technisch notwendige Speicherungen, etwa für eine sichere Anmeldung im Kundenportal oder um Ihre Datenschutz-Auswahl zu speichern, werden nur eingesetzt, soweit sie für die jeweils angeforderte Funktion erforderlich sind.

Google Analytics 4: Sofern Sie über unseren Consent-Hinweis ausdrücklich in die Analyse einwilligen, laden wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit messen wir insbesondere Seitenaufrufe, Geräteklassen, Zugriffsquellen sowie ausgewählte Schritte im Service-Anfrageprozess, um Bedienbarkeit und Conversion zu verbessern.

Google Analytics wird nicht vor Ihrer Einwilligung geladen. Google Signals, Werbe-Personalisierung sowie die für Werbung vorgesehenen Consent-Kategorien bleiben in unserer Konfiguration deaktiviert. Wir übermitteln über unsere eigenen Funnel-Ereignisse keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder frei eingegebenen Problembeschreibungen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen. Die Auswahl selbst wird lokal im Browser gespeichert, damit wir Ihre Entscheidung beachten können.

Bei der Nutzung von Google-Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Google setzt hierfür die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Übermittlungsmechanismen ein. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Optionale Standortprüfung: Auf der Startseite können Sie freiwillig „Standort einmalig prüfen“ auswählen. Erst danach fordert Ihr Browser eine Standortfreigabe an. Die übermittelten Koordinaten werden ausschließlich im Browser verwendet, um die ungefähre Luftlinienentfernung zu unserer Werkstatt in Alt-Mölln zu berechnen. Die Koordinaten werden von uns nicht an den Server übertragen und nicht dauerhaft gespeichert. Eine Ablehnung hat keine Nachteile; Abgabe und Versand können weiterhin frei gewählt werden. Für diese Personalisierung setzen wir keine Geo-IP-Ortung ein.

8. Webhosting

Website, Backend, Datenbank sowie Teile der Datei- und E-Mail-Infrastruktur werden über die Entwicklungs- und Hostingplattform Floot (Floot, Inc.) betrieben. Floot verarbeitet Endnutzer-Daten für den Betrieb, die Absicherung und Unterstützung der Anwendung als technischer Dienstleister. Nach Angaben des Anbieters werden hierfür unter anderem verwaltete AWS- und Neon-Infrastrukturen eingesetzt.

Zur Gewährleistung der Datensicherheit erfolgt jeglicher Datentransfer verschlüsselt nach dem aktuellen SSL/TLS-Standard.

Server-Logfiles: Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen die Hosting-Server automatisiert allgemeine Daten und Informationen, die in sogenannten Server-Logfiles gespeichert werden. Hierzu gehören unter anderem IP-Adressen, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmengen sowie Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen ausschließlich der Aufrechterhaltung der Systemsicherheit, der Fehleranalyse und der Abwehr von Cyberangriffen. Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen automatisiert gelöscht.

Rechtsgrundlage: Die Inanspruchnahme von Hosting-Leistungen sowie die Speicherung der Server-Logfiles erfolgen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Onlineangebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Drittlandbezug: Da Floot, Inc. und einzelne technische Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sein oder Daten dort verarbeiten können, kann eine Drittlandübermittlung nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine solche Übermittlung stattfindet, erfolgt sie nur unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

Die Beantwortung der Kontaktanfragen im Rahmen von vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehungen erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder zur Beantwortung von (vor)vertraglichen Anfragen und im Übrigen auf Grundlage der berechtigten Interessen an der Beantwortung der Anfragen.

10. Kundenkonto / Kundenportal

Sie haben die Möglichkeit, ein kostenloses Kundenkonto auf unserer Website zu erstellen. Die Erstellung erfolgt freiwillig im Rahmen einer Service-Anfrage oder über unser Kundenportal. Wir verarbeiten dabei folgende Daten:

• Bestandsdaten: Name, E-Mail-Adresse
• Authentifizierungsdaten: Passwort (gespeichert als kryptografischer Hash mittels bcrypt; das Klartext-Passwort wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert)
• Kontaktdaten: Telefonnummer, Adresse (optional)
• Nutzungsdaten: Service-Anfragen, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Maschinendaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung und Nutzung des vom Nutzer angeforderten Kundenkontos sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere technische Bereitstellung und Missbrauchsprävention.

Session-Cookies: Für die Authentifizierung im Kundenportal setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie ein. Es enthält eine technische Sitzungskennung bzw. die für die Authentifizierung erforderlichen Informationen und dient der sicheren Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; der Zugriff auf das Endgerät erfolgt nur, soweit dies für die ausdrücklich gewünschte Funktion technisch erforderlich ist.

E-Mail-Versand: Transaktionale E-Mails wie Kontoaktivierung, Passwort-Zurücksetzung, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Zahlungshinweise werden über die in Floot integrierte E-Mail-Infrastruktur versendet. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Absender, Betreff, Nachrichteninhalt und technische Versanddaten verarbeitet.

Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihres Kundenkontos jederzeit zu verlangen (Art. 17 DSGVO). Kontaktieren Sie uns dazu unter kontakt@kms-rz.de. Bitte beachten Sie, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten nach § 147 AO und § 257 HGB) einer sofortigen vollständigen Löschung entgegenstehen können.

11. Wartungserinnerungen

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung senden wir Ihnen in regelmäßigen Abständen (ca. 1× jährlich) Erinnerungen an fällige Wartungen Ihrer Kaffeemaschine per E-Mail.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung erfolgt über eine separate Checkbox bei der Service-Anfrage oder in den Profileinstellungen Ihres Kundenkontos.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Maschinentyp und -modell, Datum der letzten Wartung.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen:

• Über den Abmeldelink in jeder Wartungserinnerungs-E-Mail
• In den Profileinstellungen Ihres Kundenkontos
• Per E-Mail an kontakt@kms-rz.de

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

12. Datei- und Bildspeicherung (Hetzner Object Storage)

Wir nutzen Hetzner Object Storage der Hetzner Online GmbH zur Speicherung und Bereitstellung von Dateien, Fotos und Dokumenten im Rahmen von Service-Anfragen, Übergabeprotokollen, der Inventarverwaltung und redaktionellen Inhalten.

Verarbeitete Daten: Hierbei werden insbesondere hochgeladene Bilder und Videos von Kaffeemaschinen und Zubehör sowie technisch erzeugte PDF-Dokumente verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherort: Die Speicherung erfolgt über eine für KMS-RZ eingerichtete Hetzner-Object-Storage-Ressource in der Europäischen Union.

Zweck: Die Dateien dienen der Dokumentation und Abwicklung von Servicevorgängen sowie der Bereitstellung der jeweils zugehörigen Inhalte und Dokumente.

13. Schriftarten (Google Fonts)

Wir nutzen Google Fonts (Roboto) ausschließlich serverseitig für die Erstellung von PDF-Rechnungen und -Dokumenten.

Dabei findet kein Abruf von Google-Servern durch den Browser des Nutzers statt. Es erfolgt dementsprechend keine Übermittlung von Nutzer-IP-Adressen oder anderen Daten an Google beim Besuch unserer Website. Die Schriftdaten werden nur auf unseren Servern zur Generierung der PDF-Dateien verwendet.

14. KI-gestützte Inhaltserstellung (OpenAI)

Wir nutzen Dienste von OpenAI, Inc. (USA) zur Erstellung von redaktionellen Blog-Inhalten. Diese Funktion wird ausschließlich im internen Administrationsbereich genutzt.

Datenschutzhinweis: Bei der redaktionellen Inhaltserstellung werden keine Kundendaten als Eingabe verwendet. Im Rahmen ausdrücklich angestoßener technischer Support-, Entwicklungs- oder Analysevorgänge kann der von uns eingesetzte KI-Assistent projektbezogene Informationen verarbeiten, soweit dies für den konkreten Vorgang erforderlich ist. Dabei wird der Zugriff auf das notwendige Maß beschränkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Inhaltserstellung).

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln.

15. Online-Serviceauftrag und Vertragsabwicklung

Wenn Sie eine Maschine online anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Anbahnung und Durchführung des Servicevertrags. Dazu gehören insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Firmenname, Gerätedaten, Seriennummer, Fehler- bzw. Wartungsangaben, gewünschte Übergabe- oder Versandart, gebuchte Abgabefenster sowie die dokumentierten Erklärungen zu Vertragsbedingungen und Widerruf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Empfänger: Daten werden nur an technische Dienstleister und Erfüllungsgehilfen übermittelt, soweit dies für den gewählten Prozess erforderlich ist. Bei gebuchtem Versand betrifft dies insbesondere DHL; für Speicherung, Hosting und E-Mail-Versand werden die in dieser Erklärung genannten technischen Dienstleister eingesetzt. Angaben zu einer bestehenden Geräteversicherung werden im Auftrag gespeichert; eine Übermittlung an WERTGARANTIE erfolgt nicht allein aufgrund der Eingabe in diesem Formular.

Speicherdauer: Vertrags- und Auftragsdaten werden für die Dauer der Vertragsabwicklung und anschließend nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder dokumentierte Servicezwecke dies erfordern.

16. Elektronische Widerrufsfunktion

Für online geschlossene Dienstleistungsverträge stellen wir eine elektronische Widerrufsfunktion bereit. Zur Zuordnung eines Vertrags verarbeiten wir die Auftragsnummer und die beim Auftrag verwendete E-Mail-Adresse oder einen sicheren, auftragsbezogenen Zugriffstoken. Bei einem Widerruf speichern wir die Widerrufserklärung, den betroffenen Vertrag, Datum und Uhrzeit des Eingangs sowie den Versand der elektronischen Eingangsbestätigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Vorgaben zum elektronischen Widerruf. Die Daten werden zur Abwicklung des Widerrufs, zur Rückabwicklung des Vertrags und zum Nachweis der fristgerechten Bearbeitung gespeichert.

Speicherdauer: Die Widerrufsdokumentation wird zusammen mit den zugehörigen Vertragsunterlagen für die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen vorgehalten.

17. Rechnungsstellung und Mahnwesen

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der Erstellung und des Versands von Rechnungen sowie zur Durchführung des Mahnwesens (Zahlungserinnerungen, Mahnungen).

Verarbeitete Daten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Rechnungsbeträge, Zahlungsstatus, Mahnhistorie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchführung).

Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege und Rechnungen werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, derzeit grundsätzlich acht Jahre, gespeichert. Soweit für einzelne Unterlagen eine längere Frist gilt oder sie für laufende steuerliche oder rechtliche Verfahren benötigt werden, kann sich die Speicherdauer entsprechend verlängern.

Versand: Rechnungen werden als PDF-Datei über die technische E-Mail-Infrastruktur der Anwendung versendet. Unsere PDF-Rechnungen können zudem einen GiroCode (EPC-QR-Code) zur vereinfachten Überweisung enthalten.

18. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus den Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
• Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Sie haben ferner nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.